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Wussten Sie, dass 20 % der strategisch richtig angelegten Zeit und Energie rund 80 % aller Ergebnisse in einem Unternehmen ausmachen? Zeitmanagement ist gleich Selbstmanagement ‒ das werden Ihnen auch Experten immer wieder sagen. Deshalb ist es enorm wichtig, als Unternehmer ein vernünftiges Zeitmanagement zu haben und dieses auch an seine Mitarbeiter weiterzugeben.

In der heutigen Zeit gibt es so viele Faktoren, die Einfluss auf das Zeitmanagement von Mitarbeitern haben ‒ Ablenkung kommt von allen Seiten, ob durch Internet, Smartphone, SMS, Anrufe, E-Mails, Chats, Facebook, Meetings, Einladungen, soziale Netzwerke und so weiter.

Was können Sie als Unternehmer alles tun, um trotz dieser Ablenkungsfaktoren die Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern? Im folgenden Artikel habe ich Ihnen ein paar wichtige Tipps zusammengefasst, mit denen Ihre Mitarbeiter (und Sie natürlich auch) ihr eigenes Zeitmanagement verbessern und ihre Produktivität steigern können.

Prioritäten schaffen

Die wichtigste Frage, die sich Ihre Mitarbeiter stellen sollten ist: „Welche Projekte sind momentan besonders wichtig und sollten dementsprechend zuerst gelöst werden?“. Legen Sie selbst fest, welche Aufgaben Priorität haben.

Sie können sich beispielsweise eine To-Do-Liste machen bevor Sie Ihren Arbeitstag starten. So strukturieren Sie Ihren Tagesablauf und bestimmen, was Sie zuerst erledigen wollen. Zum richtigen Zeitmanagement zählt auch, dass Sie beispielweise nicht sofort am Morgen Ihre E-Mails checken, denn das könnte zu Chaos führen. Nehmen Sie sich morgens zuerst die wichtigste Aufgabe vor. Danach können Sie immer noch Ihre Mails lesen und beantworten.

Arbeitsabläufe analysieren

Um Aufgaben effizienter und zeitsparender aufzuteilen, empfiehlt es sich, aufgabenbezogene Prozesse und Systeme einzuführen.

Deshalb ist es immer hilfreich, erstmal seine Arbeitsabläufe zu analysieren, zu dokumentieren und zu prüfen. Wieviel Zeit benötigen Sie für welche Aufgaben? Eine Excel-Tabelle kann Ihnen dabei behilflich sein, festzuhalten, wieviel Zeit Sie bei bestimmten Arbeitsprozessen (z.B. wöchentliches Meeting) einsparen könnten und wieviel Stunden Sie so im Jahr einsparen könnten. So optimieren Sie Ihre Prozesse und sind Ihren Mitarbeitern dabei behilflich, mehr Zeit in wichtigere Projekte zu investieren.

Arbeit an beliebten Projekten

Die Abwechslung machts manchmal auch ‒ es gibt Projekte, in die man aufgrund Ihrer hohen Priorität viel Zeit und Mühe investiert, und manchmal steckt man in einer Aufgabe einfach fest und kommt nicht weiter. Deshalb ist es auch wichtig, dass man seinen Arbeitstag abwechlsungsreich gestaltet und sich zwischendurch auch einmal mit Aufgaben beschäftigt, an denen man lieber arbeitet. Das schafft einen klaren Kopf und erleichtert das Lösen verzwickter Probleme.

Versuchen Sie also, die Aufgaben so zu verteilen, dass Ihre Mitarbeiter auch Abwechslung bekommen. Dann laufen Sie nicht Gefahr, dass sie den Spaß an Projekten verlieren ‒ und Sie steigern auch die Produktivität.

Die Kunst „Nein“ sagen zu können

Nicht immer ganz einfach ‒ aber besonders wichtig, um sich gewissenhaft um eigene Projekte kümmern zu können. Wenn sich die Arbeit auf dem Schreibtisch stapelt, lässt es sich manchmal nicht vermeiden, Arbeit auch mal abzugeben beziehungsweise sich keine neuen Projekte geben zu lassen.

Wenn Sie als Geschäftsführer erkennen, dass einer Ihrer Mitarbeiter seine Projekte nicht fertigstellen kann, weil er immer wieder neue Aufgaben zugespielt bekommt, ermutigen Sie ihn auch einmal „Nein“ zu sagen. Niemand ist perfekt und manchmal muss man sich auch mal eingestehen, dass es nicht möglich ist, zu viele Projekte gleichzeitig zu bearbeiten.

Erfolge bewusst machen

Vielleicht ging es Ihnen auch schon einmal so oder einem Ihrer Angestellten: Ein Projekt ist abgeschlossen, aber so richtig will sich keine Zufriedenheit einstellen ‒ das kann durchaus vorkommen. Dennoch sollten Sie sich von dieser Unzufriedenheit nicht leiten lassen.

Schreiben Sie sich doch einfach vor Beginn eines neuen Projektes Ihre Ziele auf ‒ so haben es die erfolgreichsten Personen einst auch mal gemacht. Nehmen Sie sich die Zeit, um genau über Ihr Projekt nachzudenken. Wenn Sie es abgeschlossen haben, schauen Sie auf den Zettel und führen sich vor Augen, wie Sie Schritt für Schritt zu Ihrem Ziel gekommen sind.

Gehen Sie auf die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter ein

Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Arbeitspensum und sein eigenes Zeitmanagement, versuchen Sie deshalb, Ihre Aufgaben entsprechend der Qualifikationen zu verteilen. Wenn Sie merken, dass einer Ihrer Angestellten beispielsweise zu lang mit einem Projekt beschäftigt ist, versuchen Sie herauszufinden, ob alles in Ordnung ist und finden Sie gegebenfalls eine Lösung zusammen, zum Beispiel in einem Mitarbeitergespräch.

Last but not least: Nehmen Sie sich Zeit für sich

Es ist wichtig, dass Sie sich kleine Pausen nehmen, um Ihre Batterien aufzuladen und neue Energie zu bekommen, dann können Sie anschließend auch wieder effektiv arbeiten.

Nutzen Sie also einfach die Minuten, in denen beispielsweise Ihr Computer etwas lädt. Trinken Sie etwas oder gehen Sie in Ihre Küche und holen sich einen Kaffee. Wichtig ist auch, dass Sie versuchen, sich nach dem Feierabend zu entspannen und abzuschalten. Dann können Sie sich am nächsten Tag mit vollem Tatendrang wieder an die Arbeit machen und produktiv sein.

Fazit ‒  Gutes Zeitmanagement lohnt sich

Mit der richtigen Strategie können Sie sich viel Stress ersparen. Überlegen Sie sich künftig, wie Sie an Ihre Aufgaben gehen wollen, setzen Sie sich Ziele und priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Orientieren Sie sich an einer TO-DO-Liste  ‒  dann werden Sie merken, wie das Ihre Produktivität steigern wird.

Letztlich muss natürlich jeder einschätzen können, wie sein Arbeitspensum ist, dennoch kann sich ein ausgeklügeltes Zeitmanagement wirklich lohnen.

Welche Tipps haben Sie noch zum Thema Zeitmanagement?

Category:
Allgemein, Produktivität

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